Worum geht es, wenn Datenschutz und KI im Maklerbüro aufeinandertreffen? Wie können sich Immobilienmakler am besten auf die Einhaltung der DSGVO einstellen? DSGVO und KI bei der Exposéerstellung müssen beachtet werden. Lesen Sie hier, wie das am besten funktioniert.

Exposé – Datenschutz und KI

Selbstverständlich gibt es Chancen und Stolpersteine beim Einsatz von KI-Texttools im Makleralltag. Die Tools sind die Sprachmodelle, Large Language Models (LLMs), die für die Erstellung und Überarbeitung von Exposétexten genutzt werden.

Was überwiegt? Chancen oder Stolpersteine?

Kurz gesagt: das hängt davon ab, wie die Immobilienmakler die KI bei der Exposéerstellung einsetzen. Wer blind auf die KI vertraut, wird mit einem KI-erstellten Exposé ganz schnell auf die Nase fallen und riskiert vielleicht den Verlust der Maklerprovision aufgrund unwahrer oder unvollständiger Angaben oder die Rückabwicklung des notariellen Kaufvertrages.

KI nutzen

Die rasante Entwicklung von Künstlicher Intelligenz verändert gerade den Arbeitsalltag von Immobilienmakler grundlegend. AI-Agents, die Termine ausmachen, KI-gestützte Wertermittlung mit spezialisierten Tools, Chat-Bots auf Webseiten und LLMs, die Texte rasend schnell zusammenfassen.

KI bei der Exposéerstellung nutzen

Immer mehr Büros nutzen KI-basierte Anwendungen, um ihre Exposés zu erstellen oder Texte für Webseiten und Social-Media-Kanäle zu optimieren. Mit den neuen Möglichkeiten gehen auch besondere datenschutzrechtliche Herausforderungen einher – gerade, wenn sensible, personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Praktisches Beispiel: KI und Datenschutz im Exposé-Alltag

Stellen Sie sich vor, Sie möchten für ein Einfamilienhaus am Stadtrand ein Exposé verfassen. Sie nutzen dafür ein KI-basiertes Textsystem, das aus wenigen Stichpunkten einen ansprechenden Text generiert. Schon in den Eingabefeldern landen schnell persönliche Angaben: „Uwe Meier, Musterstraße 123, verkauft sein Haus mit großem Garten.“ Geben Sie diese Daten direkt ein, verarbeitet das KI-System personenbezogene Informationen – ein klarer Fall für die DSGVO.

Beispiel Fotos

Sie möchten Fotos, Grundrisse und Lagebeschreibungen in die KI eingeben, die dann automatisch zu einem Exposé-Entwurf zusammengestellt werden? Auf manchen Bildern sind die Hauseigentümer selbst oder Nachbarn zu sehen. Auch hier besteht ein Risiko, dass biometrische oder identifizierende Daten übermittelt werden. Zudem kann gegen das Persönlichkeitsrecht verstoßen werden.

Vergleichsobjekte

Sie lassen durch die KI Referenzobjekte automatisch vergleichen: „Bitte generiere einen Exposétext und beziehe dich auf die Verkäufe der letzten Monate in der Nachbarschaft.“ Werden hierbei Adressen, Eigentümer oder spezifische Merkmale verarbeitet, sind das ebenfalls personenbezogene Daten. Riskant ist dies immer dann, wenn die Daten direkt aus der CRM eingespielt und verarbeitet oder ausgewertet werden.

Worum geht es im Datenschutz?

Personenbezogene Daten sind die Daten von Kunden, die eine konkrete Person identifizieren oder identifizierbar machen. Nicht nur ein Name, auch eine Adresse ist demnach personenbezogenes Datum.

Makler müssen sich daher die Frage stellen, ob im konkreten Fall beim Einsatz der KI personenbezogene Daten betroffen sind. Ein Immobilienexposé enthält häufig Angaben, die einen Personenbezug haben können, etwa den Namen des Eigentümers, die Anschrift des Objekts oder Fotos, auf denen Personen erkennbar sind. Schon die Adresse einer Immobilie kann als personenbezogenes Datum eingestuft werden, wenn sie Rückschlüsse auf den Eigentümer zulässt.

Werden solche Informationen in ein KI-System eingespeist, liegt eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung vor. Schwierig wird es immer dann, wenn personenbezogene Daten in das LLM eingegeben werden und danach allen anderen Nutzern im Rahmen der Trainingsdaten der KI zur Verfügung stehen. Das ist bei den kostenlosen Versionen von LLMs praktisch immer der Fall.

Besser: kostenpflichtige Version eines LLMs

Deshalb sollten in Maklerbüros immer nur kostenpflichtige Versionen von LLMs zur Anwendung kommen. Bei den kostenpflichtigen Abo-Modellen werden die vom Maklerbüro eingegebenen Daten den anderen Nutzern des LLMs nicht als Trainingsdaten zur Verfügung gestellt. Das ist datenschutzrechtlich ein enormer Vorteil.

Makler sollten daher genau prüfen, welche Inhalte sie in ein Sprachmodell eingeben und ob dabei schutzwürdige Informationen enthalten sind. Eine bewährte Praxis ist die Pseudonymisierung: Anstatt Namen und exakte Adressen zu verwenden, können generische Platzhalter genutzt werden, die später in das fertige Exposé eingefügt werden.

Praxis-Tipp: Statt „Uwe Meier, Musterstraße 12“ geben Sie „Eigentümer, Straße XY“ ein und tauschen diese Daten erst nach Abschluss der Textgenerierung wieder aus. So vermeiden Sie, dass sensible Daten an externe Systeme gelangen.

Teilungserklärung zusammenfassen lassen

LLMs sind ein echter Gamechanger bei der Zusammenfassung vorhandener Texte.

WEG-Protokolle, Teilungserklärungen, Notarverträge, Gewerbe-, Mietverträge und so weiter können durch die LLMs schnell und sehr gut zusammengefasst werden.

Auch hier bietet es sich an, mit einer kostenpflichtigen Version eines LLMs zu arbeiten, weil der Umfang der Texteingaben bei den bezahlten Versionen größer ist als in den kostenlosen Versionen. Ein 15-seitiger Gewerbe-Mietvertrag kann so komplett in das Large Language Model eingestellt werden und wird innerhalb kürzester Zeit zusammengefasst. Die Arbeit des Immobilienmaklers im Zusammenhang der Aufbereitung für ein Exposé besteht nur noch darin, die Zusammenfassung anhand des Originaltextes des Gewerbe-Mietvertrages zu überprüfen. Gleiches gilt für Teilungserklärungen und andere Dokumente.

Anonymisierung

Die eigentliche Arbeit beginnt vor der Eingabe in das LLM, in dem zum Beispiel in einem Gewerbemietvertrag die Angaben zum Vermieter, zum Mieter und die Bankverbindung des Vermieters in dem Mietvertrag anonymisiert, gelöscht oder geschwärzt werden. In Maklerbüros sollte dies eine Grundregel sein: Bevor Daten in das Sprachmodell eingegeben werden, werden Namen und personenbezogene Daten anonymisiert. Dies gehört zu den wichtigsten Vorgaben bei der Nutzung von Sprachmodellen in Maklerbüros.

TOM

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) gemäß Artikel 32 DSGVO erfordern, dass auch beim Einsatz von KI die entsprechenden Vorgaben gemacht werden. Für die Geschäftsleitungen von Maklerbüros bedeutet, dass die Vorgabe an das Unternehmen, an die Mitarbeitenden im Unternehmen lautet: „keine personenbezogenen Daten in der KI“. Mit der Vereinbarung einer solchen Vorgabe ist den organisatorischen Anforderungen bei der Nutzung der KI durch Maklerbüros Genüge getan.

Beachten

Wer vermeidet, sensible personenbezogene Daten ungeprüft in externe Systeme einzugeben, wer rechtliche Grundlagen dokumentiert und wer Transparenz sowie Datensicherheit in den Vordergrund stellt, kann die LLMs auch für die Erstellung von Exposétexten nutzen und verstößt nicht gegen die DSGVO.