Expansion, neue Mitarbeiter:innen und DSGVO

Expansion, neue Mitarbeiter:innen und die vielen Rechtsfragen

Sie wollen mit Ihrem Unternehmen expandieren? Sie suchen neue Mitarbeiter:innen? Sie planen, den Bewerbungsprozess für ihr Unternehmen neu aufzusetzen? Viele Fragezeichen bei der Umsetzung? Wir geben Tipps

Die Immobilienwirtschaft ist ein gesuchtes Arbeitsfeld. Viele Immobilienfirmen wollen expandieren und suchen neue Mitarbeiter:innen. Dabei gibt es beliebtere Arbeitsfelder in den Immobilienfirmen und nicht so gut nachgefragte Tätigkeiten. Für alle Unternehmen gilt, dass sie das Bewerbungsverfahren mit den potentiellen neuen Mitarbeiter:innen richtig aufsetzen sollten und in der überwiegenden Mehrzahl der Unternehmen auch richtig aufsetzen wollen.

Und es geht ja nicht nur um die erlaubten oder nicht erlaubten Fragen im bewerbungsverfahren. Darf ein Unternehmen z.B. eine Personalausweiskopie erfragen und zu den Unterlagen nehmen? Wir schauen auf die Details.

Architekten, Bauträger, Projektentwickler, Makler, Verwaltungen – alle suchen

Eines wird beim Blick in einschlägige Diskussionsforen oder in die Newsletter in der Immobilienwirtschaft schnell deutlich. Die Immobilienfirmen wollen einstellen und suchen neue Mitarbeiter:innen. Vor kurzer Zeit schrieb ein Maklerbüro in einer der ganz großen Foren auf Facebook, dass sie gern expandieren würden und für einen Standort neue Mitarbeiter:innen suchen würden. In Null-Komma-Nichts hatten viele andere Büros einen Kommentar dazu abgegeben. Und die Kommentare sind nicht etwa auf das Mitarbeitergesuch eingegangen, sondern waren alles eigenständige Gesuche nach dem Motto: “Wir suchen auch neue Mitarbeiter:innen für unseren Standort xy.”

Das geht nicht nur Maklerbüros so. Auch in Hausverwaltungen, bei Projektentwicklern und Bauträgern sind Stellen nicht besetzt.

Freie Mitarbeit oder Festanstellung? DSGVO und AGG gilt immer

Die Rechtsfragen nach AGG und DSGVO sind identisch, wenn es um eine freie Mitarbeit im eigenen Unternehmen oder eine Festanstellung geht. Deshalb müssen die Stellenausschreibung und Bekanntmachung genauso diskriminierungsfrei erfolgen und die Vorgaben der DSGVO müssen bei beiden möglichen Einstellungs-Varianten gleichermaßen eingehalten werden.

Unser e-Book zum Online-Bewerbungsverfahren in Immobilienfirmen:

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Wie gehen Unternehmen in der Expansion vor?

1. We are hiring

“We are hiring” oder “hiring” sind Messages, die einem Profilbild auf der Business-Webseite LinkedIn einem Profilfoto hinzugefügt werden können. Umgekehrt können Personen, die eine Stelle suchen, einen Bildzusatz “Opentowork” ihrem Profilfoto hinzufügen.

Leider sind die Profilbilder in Business-Webseiten scheinbar ein Stiefkind vieler Personen, die diese Accounts angelegt haben. Denn oftmals stimmen diese Angaben nicht mehr mit der Realität überein und sind längst veraltet. Anfragen über direkte Nachrichten werden im schlechtesten Fall nicht beantwortet, weil diese Nachrichten nicht hinreichend nachgehalten werden.

Der Umgang möglicher Bewerber:innen mit den Accounts auf einer Seite wie LinkedIn oder Xing sagt schon viel aus, wenn es um die Nutzung sozialer Netzwerke, um die eigene Organisation und um Gründlichkeit geht. Dieser Wirkung sind sich offensichtlich weder Unternehmen, die “Hiring” angeben, noch Bewerber:innen, die “Opentowork” angeben, bewusst.

Wir bieten ein Sonder-Webinar zum Thema Online-Bewerbungsverfahren an. Inhalte finden Sie hier (bitte klicken).
2. Facebook-Formular

Über ein Facebook-Formular, also eine gesponsorte Anzeige (bezahlte Werbung) kann ein Webformular eingerichtet werden, das sich an interessierte Personen richtet und das diese ausfüllen können. Diese Akquise-Möglichkeit ist in der Expansion gerade “im Kommen” und entwickelt sich sprunghaft. Hier werden über das Online-Formular erste Angaben von Bewerber:innen eingeholt. Damit beginnt die Frage: Was ist erlaubt? Welche Fragen dürfen dort gestellt werden?

3. Karriere-Seite auf der eigenen Webseite

Auf der Karriere-Unterseite der eigenen Webseite kann ebenfalls das Online-Bewerbungsverfahren gestartet werden, indem dort ein Kontaktformular eingerichtet wird. Auch hier kann die Online-Abfrage von Bewerbungsdaten beginnen, um auf diesem Weg eine Vorselektion zu starten. Deshalb sind die Vorgaben der DSGVO ebenfalls zu beachten

4. Posts in Sozialen Netzwerken

“Wer kennt eine/n, der eine/n kennt, der eine/n kennt?” So starten viele Bewerbungsgesuche, die auf eine gewisse virale Wirkung im eigenen Netzwerk setzen. Ob allerdings das eigene Netzwerk wirklich die richtige Ausgangsbasis für eine erfolgreiche Stellenausschreibung ist, mag bezweifelt werden. Mit den Posts wird eine Initiativbewerbung erwünscht. In der Regel werden auf diesem Weg bei der ersten Kontaktaufnahme keine personenbezogenen Daten abgefragt, es sei denn, dass ein gepostetes Bild mit der eigenen Karriere-Webseite oder einem Online-Formular verlinkt wird.

5. Traditionelle Stellenausschreibung

Von der Reihenfolge der Bearbeitung steht natürlich die Stellenausschreibung an erster Stelle, weil damit nicht nur die Tätigkeit umrissen wird, sondern auch der Kreis möglicher Bewerber:innen eingeschränkt wird oder zumindest eingeschränkt werden. Kann. Hier beginnt die erste Berührung mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz AGG. Eine Stellenausschreibung darf nicht von vornherein mögliche Bewerber:innen ausschließen. Geschlecht, Alter, Herkunft usw. sind die klassischen Felder, in denen ein Verstoß gegen das AGG begangen werden kann. Ein Verstoß gegen das AGG kann einen Schadensersatzanspruch benachteiligter Bewerber:innen nach sich ziehen.

Mehr zu den Anforderungen der Stellenausschreibung nach dem AGG finden Sie in unserem e-Book zum Online-Bewerbungsverfahren. Das e-Book können Sie hier anfordern (bitte klicken).

6. Newsletter-Anzeigen

Mit der Stellenausschreibung folgt oft die Anzeige in Newslettern oder anderen digitalen Medien. In der Immobilienwirtschaft veröffentlichen

  • die Immobilienzeitung (IZ),
  • die Immobilienwirtschaft (IW),
  • die Allgemeine Immobilienzeitung (AIZ)
  • Der Immobilienmakler (Sprengnetter) 
  • Deutsches Architektenblatt Stellenmarkt

Stellenanzeigen, die auch in den jeweiligen Newslettern geschaltet werden können. Auch ein Newsletter-Dienst wie

  • Thomas-Daily oder
  • die Newsletter der Regionalverbände im Immobilienverband IVD

ermöglichen die Schaltung von Stellenanzeigen.

Verarbeitung personenbezogener Daten und DSGVO

Mit der ersten Rückmeldung von Bewerber:innen beginnt die Verarbeitung personenbezogener Daten dieser Personen, so dass die Anforderungen der DSGVO zu beachten sind. Aufgrund der hohen Bußgeldandrohungen der DSGVO bietet es sich an, die Vorgaben von vornherein zu berücksichtigen.

Insbesondere bei der Abfrage von Bewerber:innendaten online ist ein möglicher Verstoß gegen die DSGVO sofort sichtbar und offenkundig.

Mehr zum Inhalt unseres e-Books (hier klicken) finden Sie in diesem Beitrag

Online-Bewerbungsverfahren und DSGVO!

Aus diesem Grund sollte bei Online-Bewerbungsverfahren ein besonderer Blick auf die Einhaltung der DSGVO geworfen werden. In einem Web-Formular, sei es auf der eigenen Webseite oder in einem Facebook-Formular, werden sofort personenbezogene Daten der Bewerber:innen abgefragt. Nicht erlaubte Fragen führen in diesem Stadium des Bewerbungsverfahrens dazu, dass Daten unberechtigt verarbeitet werden. Unberechtigt erlangte Daten müssen aber sofort gelöscht werden, so dass auch eine Aufbewahrung nur für die Dauer des Online-Bewerbungsverfahrens nicht erlaubt ist.

Wo kein Kläger, da kein Richter, denken sich viele Unternehmen. da das Internet aber nicht vergisst und auch aus früherer Zeit Einträge und Abfragen sichtbar bleiben, ist das Risiko, dass diese Angaben und Abfragen in einem späteren Verfahren von der Aufsichtsbehörde herangezogen werden.

Wer sich ärgert, zeigt vielleicht an

Das Risiko eines Bußgeldverfahrens durch die Aufsichtsbehörde Datenschutz will aufgrund der hohen Bußgeldandrohung den schnell im oberen 4-stelligen Bereich angesiedelten Bußgeldern kein Unternehmen eingehen. Abgelehnte oder nicht berücksichtigte Bewerber:innen könnten aber den Weg über eine Rüge und Klage nach dem AGG oder eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde Datenschutz gehen, um ihren Unmut über die Nicht-Berücksichtigung zum Ausdruck zu bringen. Die Unternehmen, die dann das Bewerbungsverfahren von vornherein richtig aufgesetzt haben, haben alles richtig gemacht und müssen auch ein Aufsichtsverfahren nicht fürchten.

Die Unternehmen haben es jedenfalls nicht in der Hand, ob ein solches Verfahren von einer:m abgelehnten Bewerber:in eingeleitet wird.

Dingend beachten beim Bewerbungsverfahren

Dies sind die wichtigsten Punkte, die ein Immobilienunternehmen bei der Planung und Durchführung eines Bewerbungsverfahrens beachten sollte:

  1. Stellenausschreibung diskriminierungsfrei formulieren
  2. Keine Bewerbergruppen ausschließen
  3. Stellenausschreibungen müssen für interne und externe Bewerber:innen gleich formuliert sein (Beteiligung Betriebsrat?)
  4. Wer bekommt Einsicht in die digital übermittelten Bewerbungsdaten? Wer kann auswerten? Wie werden die Daten (zwischen)gespeichert?
  5. Im Online-Formular oder Bewerbungsbogen nur erlaubte Fragen stellen
  6. Alle nicht erlaubten Fragen eliminieren (gar nicht so leicht sagen Sie? Stimmt. Aber all das, was nicht unbedingt erforderlich ist und nur deshalb gefragt wird, weil das alle so machen oder weil Sie das schon immer so gemacht haben, ist wahrscheinlich nicht erlaubt)
  7. Auch freiwillige Angaben können zu nicht rechtmäßig erlangten Daten führen = dürfen nicht verarbeitet werden
  8. Einwilligung von Bewerber:innen einholen? Wofür? Genau formulieren!
  9. Bewerbungsdaten nicht zu lange aufbewahren (sind 6 Monate angemessen?)
  10. Nachfragen, Auskunftsersuchen, Löschungsverlangen, Widerspruch zur Verarbeitung von Daten berücksichtigen
  11. Werden automatisierte Systeme genutzt, müssen auch hier Personenrechte beachtet werden
  12. Auf Webseiten durchgeführte Bewerbungsverfahren erfordern eine Anpassung der Datenschutzerklärung
  13. Infoschreiben für Bewerber bereit halten, evtl. aktualisieren und neu aufsetzen
  14. Ist eine Datenschutzfolgeabschätzung erforderlich oder durchgeführt?
  15. Im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten sollte das Online-Bewerbungsverfahren abgebildet werden
  16. Löschung von nicht benötigen oder nicht erforderlichen Daten von vornherein vorsehen – auch die übermittelten oder ausgedruckten Papierdaten und unterlagen müssen gelöscht = vernichtet werden
  17. Wer kommt ins Auswahlverfahren? welche weiteren Unterlagen oder Daten werden dafür abgefragt?
  18. Welche Daten sind für die Ausfertigung eines Arbeitsvertrages/Handelsvertretervertrages wirklich erforderlich?
  19. Mit Abschluss des Arbeitsvertrages/Handelsvertretervertrages sollten die weiteren Unterlagen nach DSGVO bereit gehalten werden (Infoschreiben, Vertraulichkeit, mögliche und erforderliche Einwilligungen)

Datenschutzbeauftragte:n hinzuziehen

Hat Ihr Unternehmen eine:n Datenschutzbeauftragte:n, sollte dieser beim Aufsetzen eines Online-Bewerbungsverfahrens hinzugezogen werden, damit die datenschutzrechtlichen Anforderungen eingehalten werden.

Von der Bewerbung zum Arbeitsvertrag

Mit Abschluss der Selektion im Bewerbungsverfahren werden dann die erforderlichen Angaben für die Ausfertigung eines Arbeitsvertrages oder eine Handelsvertretervertrages zusammengetragen. Auch hier gilt, dass nur die Angaben erfragt werden dürfen, die für die Ausfertigung und Durchführung des Vertrages erforderlich sind. Eine Steuerklasse darf demnach von einem Handelsvertreter nicht erfragt werden. Umgekehrt ist in der Regel keine eigene Gewerbeerlaubnis bei einer:m fest angestellten Mitarbeiter:in erforderlich, weshalb auch nur in Ausnahmefällen gefragt werden darf, ob eine solche vorliegt.

Eines von vielen Sonderthemen: Die Personalausweiskopie

Benötigen Sie wirklich eine Personalausweiskopie einer:s zukünftigen Mitarbeiter:in und nehmen diese zu Ihren Unterlagen? Es wird nur sehr wenige Ausnahmefälle geben, in denen die Personalausweiskopie rechtmäßigerweise verlangt werden darf. Eine Einsicht in den Personalausweis darf zur Feststellung der Identität erfolgen. Es darf auch vermerkt werden, dass und wann der Personalausweis eingesehen worden ist.

Die Personalausweisnummer darf dagegen in der Regel nicht vermerkt oder verarbeitet werden, weil diese für die Durchführung des Arbeitsvertrages nicht erforderlich ist.

Wann könnte dies der Fall sein? Mitarbeiter:innen in Hausverwaltungen, die aufgrund ihrer Tätigkeit schnell Zugang zu Treuhandkonten und den dort verwahrten Vermögenswerten erhalten, könnten evtl. unter die Berufsgruppe fallen, bei denen eine Personalausweiskopie angefertigt werden darf. Allerdings ist auch hier die Vorlage eines Führungszeugnisses evtl. der geringere Eingriff in die Rechte der betroffenen Person, so dass abzuwägen ist, ob nur die Vorlage eines Führungszeugnisses verlangt wird. Unzulässig ist es, dass sowohl ein Führungszeugnis als auch eine Kopie des Personalausweises verlangt wird.

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