Neues e-Book: Online-Bewerbungsverfahren in Immobilienfirmen
Was ist nach der DSGVO und dem AGG bei Online-Bewerbungsverfahren und generell bei Bewerbungsverfahren zu berücksichtigen? Welche Fragen dürfen Bewerber:innen gestellt werden? Bestellen Sie das neue e-Book.
Viele Immobilienfirmen würden gern offene Stellen besetzen. Sei es, dass Mitarbeiter:innen im Vertrieb gesucht werden, sei es, dass Vermietungsexpert:innen in Wohnungsunternehmen eingestellt werden sollen. Sei es, dass freie Mitarbeiter:innen mit Handelsvertreterverträgen ausgestattet werden sollen, sei es, dass eine Festanstellung favorisiert wird.
Der Irrtum mit den „freiwilligen“ Angaben
Ein Thema gleich vorweg: Viele Verantwortliche in Unternehmen glauben, dass man im Bewerbungsverfahren alles fragen darf, wenn die Antworten freiwillig sind. Das ist falsch. Auch darum geht es in unserem e-Book.
Offene Stellen besetzen und DSGVO
Die Besetzung offener Stellen soll nach Möglichkeit digital angeschoben werden. In einigen Firmen besteht das Bewusstsein, dass Bewerbungsverfahren nicht schnell zu den gewünschten Bewerber:innen führen, in anderen Unternehmen wird mit einer Vielzahl von Anfragen gerechnet, die zunächst im Rahmen einer digitalen Vorauswahl gesichtet werden sollen.
Welche Fragen dürfen im Bewerbungsverfahren gestellt werden?
Jedes Mal schwingt bei den Verantwortlichen die Unsicherheit mit, welche Fragen im Bewerbungsverfahren gestellt werden dürfen. Hier spielen die gesetzlichen Vorgaben des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes AGG und die DSGVO gleichermaßen mit und müssen beachtet werden.
In unserem e-Book haben wir die wichtigsten erlaubten und verbotenen Fragen im Bewerbungsverfahren zusammengestellt. Sie finden dort auch ein Muster für einen Bewerbungsbogen.
Online sind Verstöße schneller sichtbar
Gerade bei den Online-Bewerbungsverfahren über Webseiten, Karriere-Unterseiten auf der eigenen Webseite oder über Webformulare z.B. in Facebook oder via Business-Seiten wie LinkedIn sind die Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben schneller sichtbar und werden quasi öffentlich begangen. Die Folge können entweder Schadensersatzansprüche von Bewerber:innen oder Bußgelder, z.B. nach der DSGVO sein.
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Rechtmäßigkeit der Frage = Verarbeitung
Das Zusammenspiel von AGG und DSGVO wird bei nicht erlaubten Fragen im Bewerbungsverfahren besonders deutlich: Eine nicht erlaubte Frage im Bewerbungsverfahren führt dazu, dass die Angaben, die ein:e Bewerber:in daraufhin macht, nicht rechtmäßig erlangt sind und damit nach der DSGVO auch nicht verarbeitet werden dürfen. Deshalb müssten diese Angaben unverzüglich gelöscht werden.
Prozess richtig aufsetzen
Haben Unternehmen unzulässige Angaben erlangt, müssen diese Angaben umgehend gelöscht werden. Werden aber Bewerbungsangaben für einen längeren Zeitraum aufbewahrt und vom Unternehmen nicht automatisch gelöscht, dann verstößt diese Vorgehensweise gegen die Anforderungen der DSGVO. Ein Bußgeld droht. Aus diesem Grund sollte der Prozess des Bewerbungsverfahrens von vornherein richtig aufgesetzt werden.
Prozessleitende Fragen für das Online-Bewerbungsverfahren
- Soll ein einstufiges oder ein zwei-stufiges Verfahren aufgesetzt werden?
- Welche Fragen werden im ersten Schritt abgefragt?
- Sind alle in der ersten Stufe gestellten Fragen erforderlich für die weitere Durchführung des Bewerbungsverfahrens?
- Gibt es eine Rechtsgrundlage für die gestellten Fragen oder bewegen sich einige der Fragen aus dem Fragebogen im „luftleeren“ Raum?
- Wie lange werden Bewerbungsdaten aufbewahrt?
- Gibt es eine Löschroutine für die eingehenden Bewerbungsdaten?
- Wie erfolgt die Information der Bewerber:innen nach Art. 13 und 14 DSGVO?
- Wie werden Rückfragen von Bewerber:innen im Online-Bewerbungsverfahren bearbeitet und sicher gestellt, dass alle Auskunfts- und Löschungsverlangen oder Widersprüche zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfasst und korrekt bearbeitet?
- Ist eine Datenschutzfolgeabschätzung erforderlich und/oder durchgeführt?
- Muss die Datenschutzerklärung auf der Webseite und weitere interne Unterlagen nach DSGVO angepasst werden?
Die Einwilligung – erforderlich? Unbedingt notwendig? Nice-to-have?
Noch ein wichtiges Thema, das wir auch in unserem e-Book behandeln, ist die Einwilligung, die im Zusammenhang mit einer Bewerbung von der sich bewerbenden Person eingeholt wird. Was denn nun? Ist eine Einwilligung erforderlich oder ein nice-to-have? Lesen Sie es nach.
Das e-Book zum Online-Bewerbungsverfahren
In unserem e-Book zum Online-Bewerbungsverfahren haben wir die wichtigsten Fragen rund um AGG und DSGVO zusammengefasst. Sie finden außerdem ein Muster für einen Bewerbungsbogen für eine Festanstellung und für eine freie Mitarbeit.
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