Videokonferenzen gehören zum Büroalltag, sei es in Kundengesprächen oder für interne Meetings. Welche Systeme sind datenschutzrechtlich zulässig? Was sagt die DSGVO? Eine aktualisierte Liste der Berliner Datenschutzaufsicht hilft.

Welches Videokonferenzsystem dürfen wir einsetzen?

Vor dieser Frage stehen viele Immobilienfirmen. Sei es bei der Organisation von Kundenveranstaltungen, bei Videobesichtigungen von Immobilien, bei internen Meetings, bei der Abstimmung mit Kollegen:innen über ein Immobiliengeschäft oder bei der Vorbereitung eines Notartermins mit mehreren Beteiligten. Corona und die Pandemie-bedingten Einschränkungen haben dazu geführt, dass Videoschaltungen und Videocalls zum Tagesgeschäft gehören und wie selbstverständlich angeboten und durchgeführt werden.

Worum geht es beim Datenschutz

Die Berliner Landesdatenschutzaufsicht hat schon im Herbst 2020 eine erste Liste von Videokonferenzdiensten geprüft und die Ergebnisse veröffentlicht. An erster Stelle wurden die datenschutzrechlichen Fragen geklärt. Sofern ein Videodienst diese Prüfung erfolgreich bestanden hatte, wurde auch eine technische Prüfung vorgenommen. Wichtige Fragestellungen waren demnach der vorhandene Auftragsverarbeitungsvertrag, die Berücksichtigung von Betroffenenrechte, die Übertragung von Daten in Drittländer.

Ergebnis für die wichtigsten Anbieter?

Das wichtigste Ergebnis der aktualisierten Liste, die jetzt den Stand vom 18.02.2021 hat, ist, dass die wichtigsten Anbieter, die bei der Nennung möglicher Videokonferenzsysteme immer auf den ersten Plätzen landen, datenschutzrechtlich durchgefallen sind.

Unser Hinweis zur Datenschutz+Immobilien-Police:

2021 – Datenschutz-Police Immobilienfirmen (Jahresrechnung – ab 59,- EUR netto pro Monat)

 

Ampelsystem – oft auf „Rot“

Die Ergebnisse sind in einer Übersicht auf etwa 35 Seiten zusammengefasst. Dort finden sich Ergebnisse zu den folgenden Anbietern:

• A-confi
• alfaview
• Cisco Webex Meetings
• Cisco Webex Meetings über Telekom
• Cloud 1X Meet
• Jitsi
• Google Meet
• GoToMeeting
• mailbox.org
• meetzi
• Microsoft Teams
• Netways
• OSC BigBlueButton
• sichere-videokonferenz.de
• Skype
• Skype for Business
• TeamViewer Meeting
• Tixeo Cloud
• Werk21 BigBlueButton
• WirePro
• Zoom

Gehen Sie davon aus, dass bei den Namen, die Sie kennen – und vielleicht nutzen – eher eine Tendenz zu einem datenschutzrechtlichen „Rot“ in der Ampel besteht.

Die ganze Zusammenstellung und die Ergebnisse finden Sie unter diesem Link. (bitte klicken)

Wie gehen Immobilienfirmen mit Videokonferenzsystemen um?

• Datenschutzrechtliche Zulässigkeit prüfen
• Datenschutzrechtliche Bedenken minimieren
• Datenschutzhinweise erstellen
• Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen
• Kunden über die Datenschutzhinweise informieren und diese bei der Anmeldung zugänglich machen
• Weitere Aufklärungen vornehmen, z.B. Aufzeichnung, Klarnamen im Chat usw.

Sollten Sie weitere Fragen rund um Videokonferenzsysteme oder Ihre Datenschutzagenda 2021 in Ihrem Immobilienunternehmen haben, dann sprechen Sie uns auf eine Einführungsrunde, Sprechstunde oder einen kurzen Überblick zu den Themen in Ihrem Büro an. Wir machen gern ein offenes Training oder Sparring mit Ihnen und Sie ermitteln so den Bedarf, der in Ihrer Immobilienfirma besteht.

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