Immobilienfirmen sind verpflichtet, Mitarbeiter in bestimmten Rechtsgebieten laufend zu schulen. Dazu zählt – je nach Risikolage – meistens, dass einmal im Jahr ein Update zu den Pflichtthemen ausreicht. Welche Mitarbeiter-Schulungen in 2019 erforderlich sind und wie Immobilienfirmen diese auch im Rahmen der Weiterbildungsverpflichtung nutzen können, zeigt dieser Beitrag.

Im Rahmen einer Prüfung der Aufsichtsbehörden nimmt die Schulung von Mitarbeitern immer breiteren Raum ein. Für viel Aufmerksamkeit hat vor allem die Weiterbildungsverpflichtung nach § 34 c GewO in Verbindung mit § 15b MaBV und die Anlage zu § 15b MABV gefunden.

Weiterbildungsverpflichtung ist es nicht allein

Neben der allgemeinen Weiterbildungsverpflichtung gibt es aber auch Pflicht-Schulungen, die in den Immobilienfirmen durchgeführt werden müssen. Dazu zählen vor allem die Pflicht-Schulungen nach DSGVO und nach Geldwäschegesetz für Immobilienmakler. In beiden Fällen müssen Immobilienfirmen im Fall einer Prüfung die Durchführung der Schulungen dokumentieren und diese belegen können.

Im Einzelnen:

Weiterbildungsverpflichtung

Die Weiterbildungsverpflichtung aus §34c Abs. 2a GewO sieht vor, dass Immobilienmakler und Verwalter 20 Stunden in drei Jahren als Weiterbildung nachweisen müssen. Einzelne Gewerbeämter haben die ortsansässigen Immobilienmakler angeschrieben und angekündigt, dass diese zum Ende des ersten Prüfzeitraums ihre Weiterbildung nachweisen müssen.

Insofern handelt es sich um eine Pflichtschulung!

20 Stunden nachweisen

Ende 2020 müssen Immobilienmakler und Verwalter nachweisen können, dass sie in den Jahren 2018, 2019 und 2020 insgesamt 20 Stunden Fortbildung durchgeführt haben. Dies kann der Besuch von Seminaren, von Immobilientagen mit Bestätigung der Fortbildung, der Besuch von Kursen, aber auch die Durchführung von betrieblichen Weiterbildungsmaßnahmen sein.

Betriebliche Weiterbildung

§ 15b MABV sieht die betriebliche Weiterbildung ausdrücklich als anerkennenswert an. Damit können Immobilienbüros vor allem die Online-Schulungen und Webinare für die betriebliche Weiterbildung der Mitarbeiter nutzen und diese im Rahmen der Weiterbildungsverpflichtung anerkennen lassen.

Beispiel: Webinar der Datenschutz-Police

Anwender der Datenschutz-Police können die Webinare zum Datenschutz, zur DSGVO, zu den Themen Maklerrecht, WEG und begleitende Gesetze mit Berührung zur DSGVO für die Mitarbeiterschulung und im Rahmen der betrieblichen Weiterbildung nutzen.

Dafür steht eine Vorlage für die Einladung zu den Webinaren, die Durchführung und die Bestätigung der Teilnahme im virtuellen Datenraum der Datenschutz-Police für die Unternehmen zur Verfügung. Auf diesem Weg kann die komfortable Nutzung der Fortbildung am Bildschirm auch für die Weiterbildungsverpflichtung genutzt werden.

ACHTUNG: Sonderfall Webinare

Nach bisherigem Rechtsstand wird ein Webinar von den Gewerbeämtern nicht direkt im Rahmen der Weiterbildungsverpflichtung anerkannt. Deshalb hat die Datenschutz-Poliuce einen Lösungsvorschlag für ihre Kunden unterbreitet.

Pflicht-Schulungen in 2019 durchführen

Neben der allgemeinen Pflicht zum Nachweis der Weiterbildung für Immobilienmakler und Verwalter bestehen auch nach spezialgesetzlichen Vorschriften Pflichten zur Weiterbildung.

Pflicht-Fortbildung für Mitarbeiter

Nach welchen Vorschriften bestehen die Pflichten zur Schulung von Mitarbeitern in Immobilienbüros?

1. DSGVO
2. GwG

Pflichtschulung Mitarbeiter nach DSGVO

Die Vorschriften der DSGVO sehen vor, dass die Geschäftsleitungen der Immobilienfirmen als Verantwortliche im Sinne der DSGVO ihre Mitarbeiter in der DSGVO unterweisen müssen. Damit den MitarbeiterInnen möglichst wenige Datenpannen unterlaufen und die Rechte von Kunden ausnahmslos eingehalten werden, ist eine laufende Schulung erforderlich. Von den Aufsichtsbehörden wird deshalb erwartet, dass die Immobilienfirmen einmal im Jahr eine Schulung nach der DSGVO durchführen.

Je nach Risikoeinstufung, nach Umfang der zu verarbeitenden Daten, nach der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten, nach dem Umfang von Änderungen bei Verarbeitungstätigkeiten reicht eine Schulung im Jahr aus. Wenn umfangreiche Änderungen bei den Verarbeitungstätigkeiten erfolgt sind, kann aber auch eine anlassbezogene zusätzliche Schulung erforderlich werden.

Pflichtschulung nach GwG

Die Einhaltung der Pflichtschulung nach dem Geldwäschegesetz wird aktuell bei den vielen Stichproben-Prüfungen, die von den Aufsichtsbehörden der Bundesländer durchgeführt werden, ebenfalls kontrolliert.

Gem. § 6 Abs. 1 Ziffer 6 GwG müssen erstmalige und laufende Unterweisungen der Mitarbeiter als unerlässliche interne Sicherungsmaßnahmen zur Vorbeugung von Geldwäsche im Immobiliensektor erfolgen. Das bedeutet, dass eine Schulung über die Sicherungsmaßnahmen und die Wirkungsweise nach dem GwG Pflicht sind. Diese Verpflichtung gilt für alle Firmen in der Immobilienvermittlung, weil Immobilienmakler als nach dem GwG besonders Verpflichtete eingestuft sind.

Bußgeldtatbestand, wenn Schulung nicht erfolgt

Für Immobilienfirmen ist wichtig zu wissen, dass ein Bußgeldtatbestand eingreift, sofern die Pflichtschulungen nicht durchgeführt werden. Es liegt demnach im Interesse der Immobilienfirmen, diese Pflichtschulungen unbedingt durchzuführen.

Sofern die Vorschriften der Weiterbildungsverpflichtung nach § 34c GewO und § 15b MaBV nicht eingehalten werden, droht der Entzug der Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO.

Es ist demnach der richtige Zeitpunkt, das 4. Quartal 2019 für die Weiterbildung zu nutzen und die Pflichtschulungen durchzuführen.