Hinweise zu Online-Eigentümerversammlungen – Datenschutz & more

Aktueller Beitrag in der Zeitschrift “Immobilien vermieten und verwalten” und unsere Datenschutzhinweise

Bei der Entstehung des Beitrags in der Zeitschrift Immobilien vermieten und verwalten hat Rechtsanwalt Sven R. Johns gewirkt. Lesen Sie den fachlichen Rat in dem dortigen Beitrag. Es geht um die Hinweise zu Online-Eigentümversammlungen, die rechtlichen Voraussetzungen, den Datenschutz und weitere Themen bei der Durchführung von virtuellen Versammlungen.

Den Beitrag finden Sie unter dem folgenden Link:

https://www.vermieter-ratgeber.de/news/online-eigentuemerversammlungen-zeiten-von-corona.html

Als Datenschutz-Experten ist uns in diesem Zusammenhang wichtig: Den Datenschutz einhalten. Das richtet sich an die Immobilienverwaltungen, die eine Online-Eigentümerversammlung planen.

Datenschutz bei Online-Eigentümerversammlungen

Wir empfehlen daher dringend:

  • Erstellen Sie spezielle Datenschutzhinweise für Online-Eigentümerversammlungen, die Sie den EigentümerInnen zur Verfügung stellen
  • Passen Sie die Datenschutzhinweise über die Verarbeitung personenbezogener Daten an das Video-Tool, das Sie nutzen, an
  • In den Datenschutzhinweisen sollten Sie darüber informieren, welche personenbezogenen Daten erfasst und wie diese verarbeitet werden
  • Wohin und an wen werden diese Daten übertragen?
  • Wo liegen die Daten über die Online-Eigentümerversammlung anschließend?
  • Erfolgt eine Aufzeichnung der Versammlung?
  • Wenn die Aufzeichnung erfolgen sollte, an wen wird die Aufzeichnung im Nachgang zur Verfügung gestellt? Kann die Vertraulichkeit der Sitzung durch Bereitstellung des Videos gewährleistet werden?
  • Erhalten die EigentümerInnen alle, auch die nicht anwesenden EigentümerInnen, den Link zu der Videoaufzeichnung zugeschickt und können die Versammlung im Nachgang anschauen?
  • Wird ein Chat während der Online-Eigentümerversammlung angeboten und werden die Chat-Daten hinterher im Video unter Namensnennung sichtbar sein?Auch darauf muss vor dem Beginn der Nutzung hingewiesen werden.
  • Können Alternativen zur Namensnennung im Chat angeboten werden, wenn einzelne EigentümerInnen dies nicht wünschen?
  • Aktualisieren Sie auch die Datenschutzerklärung auf Ihrer Webseite, wenn eine Anmeldung zu der Online-Eigentümerversammlung z.B. über den geschützten Eigentümerbereich auf Ihrer Webseite möglich ist

Können wirksame Online-Beschlüsse in der WEG gefasst werden?

Diese Datenschutzhinweise gelten neben den rechtlichen Fragen der Eigentümerversammlung mittels eines Online-Video-Tools und bei denen es um die Frage geht, ob überhaupt wirksame Beschlüsse auf diesem Weg gefasst werden können. Darum geht es in dem Beitrag in “Immobilien vermieten und verwalten”.

Für AnwenderInnen der Datenschutz+Immobilien-Police

Im internen Bereich der Webseite www.datenschutz.immobilien steht eine Checkliste mit weiterführenden Hinweisen zum Download zur Verfügung.