Eine der vorrangigsten Aufgaben war für viele Immobilienfirmen die Aktualisierung der Datenschutzerklärung im Zug des Inkrafttretens der DSGVO.

Kann eine Datenschutzerklärung auf Dauer unverändert bleiben oder gibt es Anpassungsbedarf?

Die Datenschutzerklärung auf der Webseite soll alle technischen Verarbeitungen von personenbezogenen Daten auf der Webseite abbilden und die Kunden, die diese Webseite besuchen, über diese Verarbeitungsvorgänge richtig und vollständig informieren.

Mit einer vollständigen Datenschutzerklärung erfüllen die Unternehmen ihre Informationspflicht gem. Art. 13 DSGVO.

Datenschutzerklärung anpassen

Wenn nun eine Datenschutzerklärung mit einem Generator im Mai 2018 erstellt worden ist, stellt sich die Frage, ob die so gefertigte Fassung immer noch Gültigkeit hat und auch wirklich alle Verarbeitungsvorgänge widerspiegelt.

Wird an der Webseite in technischer Hinsicht etwas geändert, kann dies die Anpassung der Datenschutzerklärung nach sich ziehen. Denn: mit jeder technischen Änderung kann ein neuer Verarbeitungsvorgang für die Erfassung von IP-Adressen u.ä. einhergehen.

Wann wird die Änderung der Datenschutzerklärung erforderlich?

Einige Beispiele für Anpassungen auf Webseiten, die auch eine Änderung der Datenschutzerklärung nach sich ziehen kann:

• Einbindung von Videos über einen Youtube-Kanal, der bislang nicht mit der Webseite verbunden war
• Einbindung von Immobilienangebote über die API-Schnittstelle eines Anbieters, aus dessen Bestand die Daten auf der Webseite abgebildet werden
• Einbindung von Immobilienangeboten über einen neuen Anbieter, dessen Kontaktformular zusätzlich eingebunden wird, so dass Kundenanfragen nicht direkt bei dem anbietenden Immobilienunternehmen landen, sondern über die Server dieses Anbieters geroutet werden, bevor diese bei dem Immobilienunternehmen landen
• Integration eines neuen Templates, mit dem Rückrufwünsche ausgeführt werden können
• Bereitstellung eines neuen Log-In für Kunden, in dem Dokumente oder ein Prozessfortgang abgebildet wird
• Hinzufügung eines Mietbewerbungsportals von einem Drittanbieter
• Umzug der Webseite zu einem neuen Hosting-Anbieter, nachdem die neue Webseitenagentur Anpassungen vorgenommen hat
• Angebot von 360-Grad-Besichtigungen von angebetenen Wohnungen oder anderen Immobilien über einen Drittanbieter, bei dem die Videos auf dessen Servern hinterlegt sind
• Neue Auswertungsmöglichkeiten des Nutzerverhaltens auf der Webseite, z.B. durch Heatmaps, Mouse-Over-Karten usw.

 

Die Liste der Veränderungen auf Webseiten kann mit vielen weiteren Beispielen verlängert werden.

Mehr Analyse = Mehr Verarbeitung

Eins zeigen diese Beispiele jedoch sehr deutlich:

Die datengetriebene Analyse des Nutzerverhaltens auf Webseiten, die zusätzlichen Services bei Auswahl von Kunden und Mietern, Online-Terminvereinbarungen usw. führen zu zusätzlichen Verarbeitungen von personenbezogenen Daten. Dies macht die Anpassung von Datenschutzerklärungen auf Webseiten erforderlich.

Nachdem die Abmahnungen unvollständiger Datenschutzerklärungen noch nicht losgegangen sind, bleibt für die Immobilienfirmen weiterhin Zeit für die Anpassung der Webseiten. Der dringende Rat lautet jedoch, diese Anpassungen laufend vorzunehmen und zusammen mit den Änderungen und Einbindung neuer Technologien auf der Webseite vorzunehmen.