Welche Schulungen benötigen Immobilienbüros?
Fortbildung und Life Long Learning sind in sehr vielen Makler- und Verwalterbüros gern gesehen, in anderen Büros werden Fortbildungen oft aus Zeitgründen etwas vernachlässigt. Welche Schulungen müssen sein? Ein Überblick
Die Weiterbildungsverpflichtung für Immobilienmakler und Wohnimmobilienverwalter gem. § 34 c Gewerbeordnung in Verbindung mit § 15 b MaBV legt allen Immobilienmakler- und Verwaltungsfirmen eine Verpflichtung zur regelmäßigen Fortbildung auf.
Grundregel: 20 Stunden in drei Jahren
Immobilienfirmen müssen auf Anforderung der Gewerbeaufsicht insgesamt 20 Stunden Weiterbildung in den letzten drei Kalenderjahren nachweisen können. Die Aufsicht fordert diese nachweise in der Regel für die zurückliegenden drei Kalenderjahre an, so dass in einem drei-Jahres-Zyklus immer jeweils 20 Stunden abgedeckt werden müssen.
Sonderregelungen für GwG und DSGVO
Neben der Weiterbildungsverpflichtung gibt es auch noch die zusätzlichen Schulungsanforderungen nach GwG und DSGVO. Immobilienbüros müssen die Mitarbeitenden einmal im Jahr im GwG und einmal im Jahr zur DSGVO weiterbilden.
Pflichtschulung GwG in Maklerbüros
Aus § 6 GwG in Verbindung mit dem risikobasierten Ansatz des GwG folgt, dass alle neu eintretenden Mitarbeitenden in einem Maklerbüro in Sachen GwG geschult werden müssen. Der risikobasierte Ansatz des GwG fordert aber auch, dass alle vorhandenen Mitarbeitenden laufend zur Geldwäscheprävention unterrichtet werden. Da die Aufsichtsbehröden Geldwäsche inzwischen davon ausgehen, dass bei Immobilientransaktionen in der Regel ein mittleres, in vielen Fällen ein hohes Risiko der Geldwäsche besteht, muss auf Basis dieser Risikoneigung auch die Schulung umgesetzt werden. Das führt dazu – auch wenn das Gesetz dies nicht ausdrücklich vorschreibt -, dass in Maklerbüros mindestens einmal im Jahr eine GwG-Schulung erfolgen muss.
Pflichtschulung DSGVO – in allen Immobilienbüros
Im Rahmen der technischen und organisatorischen Maßnahmen gem. Art. 32 DSGVO muss jedes Immobilienbüro Vorkehrungen zum Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten treffen. Dazu zählt ein angemessenes Schutzniveau innerhalb des Unternehmens und die Pflicht des Unternehmens die Einhaltung dieses Schutzniveaus nachzuweisen. Eine „Pflicht“ zur Schulung schreibt die DSGVO nicht ausdrücklich vor. Es gibt auch keinen Bußgeldtatbestand, der ein Bußgeld vorsieht, wenn die Schulung nicht erfolgt. Da aber nur in der Zusammenarbeit mit allen Mitarbeitenden ein angemessenes Schutzniveau für die verarbeiteten personenbezogenen Daten hergestellt werden kann, gehört zu den Pflichten des Unternehmens, die Mitarbeitenden auch im Hinblick auf die Einhaltung der Vorgaben der DSGVO fortzubilden.
Auch hier bietet es sich an, einmal im Jahr eine solche Schulung durchzuführen und diese sowie die Inhalte der Schulung zu dokumentieren.
Wer muss an den „Pflicht“-Schulungen teilnehmen?
a) Schulung GwG
An der GwG-Schulung müssen alle Mitarbeitenden eines Maklerbüros teilnehmen. Es bietet sich an, dass auch die Mitarbeitenden aus dem Innendienst und der Buchhaltung an dieser Schulung teilnehmen, weil auch hier wichtige Aufgaben nach dem GwG durchgeführt werden. Alle Geschäftsführer und die Inhaber einer § 34c Gewerbeerlaubnis sollten ebenfalls teilnehmen.
b) Schulung DSGVO
Alle Mitarbeitenden eines Immobilienbüros (Maklerbüro und Verwalterbüro) sollten an der DSGVO-Schulung teilnehmen. Die Mitarbeitenden im rein technischen Dienst, z.B. Hauswartdienste, Reinigungspersonal , Fahrdienst usw. die keine personenbezogenen Daten verarbeiten, müssen nicht an der Schulung teilnehmen.
Die Weiterbildungsverpflichtung nach GewO und MaBV
Die Verpflichtung zum Nachweis der 20 Stunden Weiterbildung besteht unabhängig von den Schulungen GwG und DSGVO. der Nachweis der Schulung DSGVO erfolgt gegenüber der Aufsicht Datenschutz und der Nachweis der Schulung GwG gegenüber der Aufsicht Geldwäsche, wenn eine Vor-Ort-Prüfung stattfindet. Der Nachweis der Weiterbildungsverpflichtung erfolgt auf Anforderung gegenüber der Gewerbeaufsicht.
Zusammenfassung
Einmal im Jahr sollten alle Mitarbeitenden eine Schulung GwG (Makler) und eine Schulung DSGVO (Makler und Verwalter) durchführen. In drei Jahren kommen so mindestens sechs Stunden Schulung allein für diese beiden Themen zusammen. Die GwG- und die DSGVO-Schulung bei der Fa. Johns Datenschutz GmBH wird digital angeboten und dauert jeweils 1,5 Stunden. Im Anschluss findet eine Lernerfolgskontrolle statt. Auf diesem Weg werden in drei Jahren sogar 9 Stunden Weiterbildung erreicht.
In den 20 Stunden Weiterbildung sollten demnach die Anforderungen, die an Immobilienbüros aufgrund von speziellen Vorschriften gestellt werden, zugleich mit abgedeckt werden. Dann stellen die insgesamt 20 Stunden Weiterbildung auch keine zusätzliche Herausforderung dar.