Wie vermeide ich, dass sich ein Projekt im eigenen Unternehmen im Kreis dreht oder in zu vielen Schleifen abläuft? Wer hilft? Start einer kleiner Serie zum Thema „Work in Progress“.

Kennen Sie das auch? Ein Projekt in Ihrem Unternehmen kommt nicht vom Fleck oder dreht Schleifen, die eigentlich vermeidbar gewesen wären?

Schleifen können gut sein

Nicht immer muss die Effizienz an erster Stelle stehen. Manchmal darf es auch etwas länger dauern.

Und: Sie sing nicht allein mit diesem Thema. Es passiert auch in anderen Büros, dass sich Dinge anders und langsamer entwickeln als zunächst gedacht. In einigen Fällen kommen beim Schleifen drehen sogar noch gute Ideen hinzu, so dass Ihr Projekt erst wirksam mit dieser Schleife abgeschlossen wird.

Lehnen wir uns also gemeinsam zurück und lassen die Schleifen laufen?

Nein.

3 Fragen an mich selbst

1. Dient die Erledigung nur der Tatsache, dass das Thema dann „vom Zettel“ ist oder erreichen Sie mit der Erledigung ein „Plus-Plus-Gefühl“?
2. Fängt es nur an zu nerven oder gibt es auch einen gewissen inneren Druck?
3. Gibt es einen klaren Plan oder nur eine vage Idee?

Erst wenn diese drei Fragen im Sinn der Realisierung der vorhandenen Idee beantwortet werden, kann die Umsetzung sinnvoll starten. Es sind deshalb manchmal gar nicht wirkliche Projektschleifen, die hier entstehen, sondern es sind Konzeptschleifen, die als Vorstufe der Realisierung durchlaufen werden, und die als Hindernis wahrgenommen werden.

Blick von außen

In vielen Fällen hilft auch der Blick von außen. Dann können Fragen entstehen wie:

• Muss ich diese Aufgabe erledigen oder kann das jemand anderes für mich tun?
• Wer kann das günstiger?
• Ist es schlau, dass die Aufgabe intern erledigt wird?
• Wer hilft? Wen kann ich anrufen?

Wir arbeiten im Datenschutz, weshalb ich dieses Beispiel hier aufgreife. Aber es wäre auch denkbar, dass es um die Einrichtung einer Google-Adword-Kampagne, die Aussteuerung eines Facebook-Formulars, die Einrichtung einer neuen Anwendung auf der Webseite oder um den Entwurf eines neuen Exposee-Layouts geht.

Beispiel: Erstellung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten

In vielen Immobilienfirmen ist das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Buch mit sieben Siegeln. Die Geschäftsführung oder eine:r der beauftragten Mitarbeiter:innen sitzen davor und kommen bei dieser Aufgabe einfach nicht weiter. Hier kann der Blick von außen oder die Unterstützung sehr hilfreich sein.

Beispiel: Umsetzung der Löschfristen

Das Gegenbeispiel ist die Umsetzung der Löschfristen: Während die Erarbeitung von Löschfristen eine Aufgabe ist, die sehr gut mit Hilfe von außen umgesetzt werden kann, müssen die konkreten Schritte zur Umsetzung der Löschfristen unbedingt innerhalb des Büros besprochen werden. Hier kann ein Außenstehender keine guten Hinweise geben, weil es auf viele einzelne Schritte ankommen kann, die in einem Unternehmen auf die eine und im anderen Unternehmen auf die andere Art erledigt werden.

Schlechtes Gewissen

Sie wollen die Timeline für Ihr Projekt wieder gerade „zurren“? Dann schalten Sie als erstes das schlechte Gewissen ab. Meine Beobachtung ist: Ein „schlechtes Gewissen“, weil eine Aufgabe schon so lange unbearbeitet liegen geblieben ist, ist der größte Hemmschuh bei der Abarbeitung.

Dabei hilft:

1. Zuständigkeit festlegen – „Ich“
2. Zeitpunkt Arbeitsbeginn festlegen – „Jetzt“
3. Erste fünf Schritte definieren und mit einem Zeitbudget versehen
4. Partner oder Ratgeber für Unterstützung anrufen (besser keine E-Mail schreiben, weil die Beantwortung zu lange dauern und damit für die nächste Schleife sorgen kann)
5. Beabsichtigtes Zwischenresultat festlegen und – nach Möglichkeit – die Aufgabe bis dahin konzentriert und ohne Störung (nur das eine Telefonat, keine E-Mails, keine Facebook-Benachrichtigungen …) bearbeiten.

Good luck!