Mitarbeitendendaten und DSGVO – Impfstatus und Vorlage von Testergebnissen
Die aktuellen Corona-Regeln sehen auch zu Beginn des Jahres 2022 die Home-Office-Pflicht und die Vorlage von Testergebnissen bei nicht geimpften Personen vor, die im Büro arbeiten wollen. Viele datenschutzrechtliche Fragen knüpfen sich daran.
Erneut wurden die Corona-Regelungen von der Bundesregierung und den Bundesländern angepasst. Das Infektionsschutzgesetz und die jeweiligen Regelungen der Bundesländer sind weiterhin zu beachten.
Weiterhin in der Diskussion sind täglich neue mögliche Lockdown-Maßnahmen. Die alles hat Einfluss auf Immobilienunternehmen. Es stellt sich die Frage, wie mit bestimmten Informationen nach DSGVO umzugehen ist.
Mitarbeitendendaten
Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die allgemeinen Regelungen der DSGVO weiterhin anzuwenden sind. Das bedeutet, dass Mitarbeitende über den Umgang mit den vorgelegten personenbezogenen Daten informiert werden müssen. Das erfordert häufig eine Anpassung der Information nach Art. 13 und 14 DSGVIO für die Mitarbeitenden im Unternehmen.
Im internen Bereich dieser Webseite haben wir für die von uns betreuten Kunden und die Anwender:innen der Datenschutz+Immobilien-Police eine Aktualisierung der Information für Mitarbeitende nach Art. 13 und 14 DSGVIO zur Verfügung gestellt.
Impf- und Genesenennachweis
Über die Vorlage eines Impf- oder Genesenennachweises werden zusätzliche personenbezogene Daten der Mitarbeitenden in den Firmen verarbeitet. Es handelt sich dabei um Gesundheitsdaten, die als besonders schützenswerte Daten nach Art. 9 DSGVO gelten. Die Rechtfertigung für die Verarbeitung dieser Daten liegt in den gesetzlichen Vorschriften zu Home-Office, Zugang zum Arbeitsplatz und den Regelungen zur Vorbeugung weiterer Ansteckungen vor Corona.
Unsere Empfehlung ist, dass Sie allen Mitarbeitenden diese Information als Ergänzung zu der bestehenden Information nach Art. 13 und 14 DSGVO zukommen lassen und die Übermittlung dieser Information auch in die Personalakte nehmen. Zudem sollte mit den Mitarbeitenden offen kommuniziert werden, wie die Daten verarbeitet und aufbewahrt werden.
Hintergrund ist die Pflicht, entweder den Impf- und Gesenennachweis oder ein tagesaktuelles Testergebnis vor Betreten der Geschäftsräume einzuholen bzw. vorlegen zu lassen.
Der Genesenennachweis soll nach den Beschlüssen der Ministerpräsidentenkonferenz von Anfang Januar 2022 nur noch zwei Monate Gültigkeit haben. Auch hier sind weitere gesetzliche Anpassungen auf Länderebene zu erwarten.
Testergebnisse
Sofern Mitarbeitende ihren Impfstatus nicht offen legen, ist die Vorlage eines Tests an jedem Tag, an dem diese Person das Büro/Unternehmen betreten will, erforderlich. Auch diese Testergebnisse sind personenbezogene Daten nach Art. 9 DSGVO. Es ist deshalb auch darüber zu informieren, wie diese Daten verarbeitet und wie lange diese aufbewahrt werden.
Booster-Impfung
Die Wirkungsdauer von Boosterimpfungen ist in der Diskussion. Während bislang alle Impfungen immer sechs Monate Gültigkeit haben sollten, werden hier Anpassungen geplant. Es kann deshalb sein, dass Unternehmen sich in kürzeren Abständen den Nachweis des Impfstatus vorlegen lassen und diesen vermerken müssen. Auf die aktuellen gesetzlichen Regelungen sollte geachtet werden.
Für die Unternehmen kann dies bedeuten, dass diese Impfnachweise in kürzeren Abständen kontrolliert werden müssen und dass z.B. in Zukunft auch das Datum der letzten Impfung erfasst werden muss. Da die Bundesländer grundsätzlich eigene und teilweise in Details abweichende Regelungen erlassen, sollten Sie auch diese hinzuziehen, wenn es um die Vorlage von Testergebnissen usw. geht.
Löschfristen
Die Löschregeln für diese Unterlagen betragen 1 Monat (Testergebnisse), 1 Monat nach Ablauf einer Impfkarenz oder Genesenenkarenz (Impfnachweis, Gesenennachweis) sowie 6 Jahre für Unterlagen, die im Zusammenhang mit Informationen an Gesundheitsämter, Quarantäne usw. stehen sowie 10 Jahre, wenn es um Unterlagen geht, die Lohnersatzleistungen betreffen.
In diesem Zusammenhang behält auch weiterhin eine Home-Office-Richtlinie im Unternehmen mit Festlegung zum Umgang mit Kundendaten im Home-Office-Bereich eine hohe Aktualität.
Home-Office-Pflicht
Die Bundesregierung hat auf der eigenen Webseite dazu veröffentlicht:
Arbeitgeber müssen bei Büroarbeiten oder vergleichbaren Tätigkeiten grundsätzlich die Möglichkeit zum Arbeiten im Homeoffice anbieten. Dies gilt, sofern nicht zwingende betriebliche Gründe dagegen sprechen.
Beschäftigte müssen das Angebot annehmen, soweit ihrerseits keine Gründe entgegenstehen. Dies können zum Beispiel mangelnde räumliche oder technische Gegebenheiten in der Wohnung des Beschäftigten sein. Es genügt eine formlose Mitteilung, dass die persönlichen Umstände Homeoffice nicht zulassen.
Quelle: www.bundesregierung.de
Wir weisen deshalb auch alle Immobilienfirmen darauf hin, dass diese Regelungen bestehen und kontrolliert werden können. Auch Mitarbeitende haben die Möglichkeit, sich an die Arbeitsschutzbehörden zu wenden, wenn der Arbeitgeber diese Regelungen nicht einhält.