Kontaktformulare auf Webseiten werden vielfach nicht richtig eingesetzt. Immobilienfirmen können Kontaktformulare auch für die erforderlichen Einwilligungen nach DSGVO nutzen. Ein Überblick

„Wir haben alle Anfragen auf unserer Webseite auf das gleiche Kontaktformular verlinkt.“ – Sollten Sie über diese Information einer Webseitenagentur glücklich sein? Einerseits klingt das nach Vereinfachung, andererseits werden hier viele Chancen vertan, wirksame Einwilligungen im Sinn der DSGVO von möglichen neuen Kontakten und Kunden einzuholen.

CTA via Kontaktformular

Ein CTA (Call-To-Action) ohne Einwilligung ist kein guter CTA. Aus kaufmännischer Sicht genauso wie aus datenschutzrechtlicher Sicht ist das Kontaktformular oft nicht richtig genutzt.

Warum werden so viele Chancen bei den Kontaktformularen vertan?

Das Bewusstsein, datenschutzrechtlich einwandfreie Einwilligungen einholen zu können, indem Kontaktformulare ausgefüllt und die Erklärungen dort eingeholt werden, ist nicht sehr weit verbreitet. Das hängt vielfach damit zusammen, dass das Wissen der Verantwortlichen in den Unternehmen aus der Zeit der Einführung der DSGVO stammt.

Stichwort: Koppelungsverbot (alt)

In vielen Agenturen und bei Webseitenbetreibern hat sich festgesetzt, dass es ein Koppelungsverbot gibt und dieses Koppelungsverbot strikt die Einholung einer Einwilligung eines Kunden im FRahmen einer Kontaktanfrage untersagt. Das kann so sein, ist aber nicht für jeden Fall richtig.

Im Gegenteil ist es so, dass in vielen Fällen, in denen kostenfreie Informationen abgefordert oder bereit gestellt werden, die Abgabe einer wirksamen Einwilligung im Sinn der DSGVO durch die anfragende Person möglich ist,

NEU: Einwilligung einholen

Vor allem die Rechtsprechung des EuGH zu den Erfordernissen einer DSGVO-konformen Einwilligung hat zu mehr Sicherheit bei der Einholung von Einwilligungen über ein Kontaktformular beigetragen. Es kommt darauf an, wie der Einwilligungstext formuliert ist und wie die Einwilligung durch die anfragende Person abgegeben wird. Nutzlos ist für jedes Immobilienbüro in einem Kontaktformular die folgende Erklärung:

„Ich habe die Datenschutzerklärung gelesen und bin mit der Verarbeitung meiner Daten zum Zweck der Durchführung dieser Anfrage einverstanden.“

Das größte Ärgernis: Einwilligung Durchführung Anfrage

Jedes Immobilienbüro, das in seinen Kontaktformularen auf der Webseite diese Erklärung verwendet, hat den Sinn und Zweck von Einwilligungen nicht verstanden und verschenkt auch die Möglichkeit der weiteren Kontaktaufnahme mit seinen anfragenden Personen. Diese Art von Kontaktformular sollte auf allen Webseiten längst der Vergangenheit angehören und gehört immer noch zum Standard.

Handlungsbedarf Kontaktformular

Es besteht Handlungsbedarf auf den Webseiten.

Kontaktformulare sind eine wichtige Unterstützung bei der Gewinnung von Einwilligungen von Kunden nach DSGVO. Zugleich sind Kontaktformulare sehr wichtige Bestandteile der Kundengewinnung und für die weitere Verarbeitung von Kundendaten.

Eine der wesentlichen Grundlagen der DSGVO lautet, dass für jede Form der Verarbeitung von Kundendaten eine Rechtsgrundlage vorhanden sein muss. Ohne diese Rechtsgrundlage müssen die personenbezogenen Daten eines Interessenten oder Kunden gelöscht werden.

Aufsicht Datenschutz sucht nach Rechtsgrundlagen

Die Aufsichtsbehörden Datenschutz achten ganz besonders bei den weiteren Verarbeitungsvorgängen darauf, dass eine Einwilligung für die Verarbeitung der Daten vorliegt. Deshalb müssen Immobilienfirmen als Verantwortliche diese Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten belegen können. Eine Einwilligung ist kein „Freifahrtschein“ für jeden Verarbeitungsvorgang.

Durch die Festlegung des Zwecks der Verarbeitung in einer Einwilligung kann aber eine Rechtsgrundlage für sehr viele Verarbeitungsvorgänge geschaffen werden.

Grenzen der Einwilligung – Worin Kunden nicht einwilligen können

Für bestimmte Verarbeitungsvorgänge in Immobilienbüros können Kunden nicht über Einwilligungen die Rechtssicherheit der Verarbeitung herstellen. Mietinteressenten können keine wirksame Einwilligung dafür erteilen, dass eine Personalausweiskopie dieses Mietinteressenten in den digitalen oder Papierakten des Immobilienbüros gespeichert werden.

Weil Personalausweiskopien von Mietinteressenten nicht angefordert werden dürfen, kann auch eine ausdrücklich erklärte Einwilligung die Speicherung dieser Personalausweiskopie nicht rechtmäßig machen. PA-Kopien, die von Mietinteressenten an Immobilienfirmen geschickt werden, müssen gelöscht werden.

Das gilt genauso für die Aufbewahrung von Gehaltsbescheinigungen von Mietinteressenten usw. Kaufkunden können auch nicht wirksam in die nicht verschlüsselte Übermittlung von Kaufvertragsentwürfen durch das Maklerbüro oder ein Notariat einwilligen, weil hier Kategorien von personenbezogenen Daten übermittelt werden, die einen Schutz der Daten erfordern.

Webinar zu Kontaktformularen – Termin: 02.08.2022, 16.00 Uhr (Anmeldung klick hier)

Dabei geht es genauso um den richtigen Einsatz der Kontaktformulare als auch um die Überlegung, welches Kontaktformular mit welchem Inhalt wann auf der Webseite am besten genutzt wird. Die Anforderungen der DSGVO an Einwilligungen zur Nutzung von Kundendaten werden ebenfalls ausführlich besprochen.

Verschiedene Kontaktformulare auf Immobilienwebseiten im Einsatz

Welche Arten von Kontaktformularen können auf Webseiten im Einsatz sein?

• Allgemeines Kontaktformular
• Anfrage Immobilienangebot
• Anfrage Marktbericht
• Einsatz des Kontaktformulars bei der Newsletterbestellung und Double-Opt-In
• Kontaktformular bei Ratgeberanforderung
• Anmeldung zur Kundenveranstaltung via Kontaktformular
• Suchauftrag via Kontaktformular
• Online-Bewerbungen und Kontaktformular
• Online-Mietanfrage und Kontaktformular
• Responsives Kontaktformular mit Erklärungen, die Kunden abgeben und die bestätigt werden

Bestätigung der Einwilligungserklärung sinnvoll?

In vielen Fällen ist die Bestätigung der abgegebenen Einwilligungserklärung an den Kunden nach Nutzung des Kontaktformular sehr sinnvoll. Es sollte deshalb immer überlegt werden, ob das Kontaktformular mit einer automatischen Bestätigungs-E-Mail an die Person und an das Unternehmen, das das Kontaktformular bereit gestellt hat, eingesetzt wird.

Auch hier sind aus Sicht der DSGVO einige Maßnahmen zu treffen: Wie lange wird die Erklärung aufbewahrt? Wie lange wird die Log-Datei über den Versand der E-Mail aus dem automatisierten System aufbewahrt?

Pflichtfelder

Das Interesse eines Unternehmens an der Übermittlung möglichst vieler Daten in einem Kontaktformular und die Anforderung der DSGVO an die Datenminimierung stehen sich vielfach gegenüber. Deshalb sollten unterschiedliche Kontaktformulare mit unterschiedlichen Pflichtfeldern in den Immobilienbüros im Einsatz sein.

Bei einer allgemeinen Anfrage dürfen nur Name, Vorname und E-Mail-Adresse abgefragt werden, wenn die Anfrage typischerweise automatisiert oder per E-Mail beantwortet wird. Weitere Pflichtfelder sind dann eher nicht zugelassen.

Wird mit der Anfrage in Vertrag angebahnt, z.B. ein Maklervertrag, kann der Einsatz weiterer Pflichtfelder wegen des gerade abzuschließenden Vertrages durchaus erlaubt sein. Wenn darüberhinaus weitere Anforderungen durch die Person mitgeteilt werden sollen, wie z.B. in einem Suchauftrag, können weitere Pflichtfelder rechtmäßig erlaubt sein. Hier kommt es auf den Einzelfall an.

Aus diesem Grund sollen für unterschiedliche Zwecke unterschiedliche Kontaktformulare auf einer Webseite im Einsatz sein.

Veranstaltung zum Thema Kontaktformulare und DSGVO

Melden Sie sich zu dem Webinar „Kontaktformulare richtig einsetzen“ am 02.08.2022 an und seien Sie dabei, wenn es um den richtigen Einsatz von Kontaktformularen und die vielen unterschiedlichen Möglichkeiten der Einholung von Einwilligungen über Kontaktformulare geht. Speziell für Immobilienfirmen werden verschiedene Beispiele genannt und erarbeitet. Das Webinar richtet sich genauso an Immobilienfirmen wie an Webagenturen, die Webseiten erstellen und Immobilienfirmen in der Umsetzung von CTAs beraten. (Klick hier für die Anmeldung)