die Digitalisierung in kleinen Schritten angehen

Kleine Schritte in der Digitalisierung gehen

Zu Rückwärts gewandt? – Wie wir die digitale Transformation in unseren Firmen begreifen lernen und kleine Schritte gehen. Muss dafür das FAX weg? Lassen Sie sich inspirieren.

Im Zukunftsreport 2022 aus dem Zukunftsinstitut lese ich gerade den Satz:

„Die Transformationen unserer Zeit wirken so gewaltig, dass wir uns am Vergangenen orientieren.“

Es geht um den Wandel. Es geht um die digitale Transformation. In der Immobilienwirtschaft müsste es heißen: Es geht um die Digitalisierung der Immobilienwirtschaft. Wenn wir uns nun die Transformation als ein Vielzahl von Einzelschritten vorstellen und nicht als das Ergebnis, dann fällt es leichter, den Wandel zu verstehen. Es fällt auch leichter, die eigene Rolle darin zu finden und zu definieren. Wir müssen diese Transformation durch die richtigen Schritte und Prozesse durchführen. Jedes Unternehmen für sich und jede:r Entscheidungsträger:in genauso für sich.

Digitalisierung als Ergebnis

Wenn die Immobilienwirtschaft digitalisiert stattfinden soll, legt dies beschreibt dies ein Ergebnis oder ein Ziel. Gedacht wird dies vom Ende her. Und das Ergebnis lautet: „Alles digital“. Greifbarer wird dieser Gedanke, wenn es heißt: „Möglichst viele Schritte innerhalb der digitalisierten Immobilienwirtschaft sollen nicht mehr von Hand, sondern am liebsten digital stattfinden.“ Hier wird das Ergebnis schon in einzelne Schritte zerlegt.

Einzelne Schritte sind erforderlich

Harry Gatterer ist Geschäftsführer des Zukunftsinstituts und hat in dem Zukunftsreport 2022 den Beitrag „Wie große Transformationen gelingen“ verfasst. In seiner kurzen Vita auf der Webseite des Zukunftsinstitut steht, dass sein Arbeitsschwerpunkt die Verknüpfung von gesellschaftlichen Trends mit unternehmerischen Entscheidungen ist.

Sein Beitrag im Zukunftsreport ist ein Paradebeispiel für diese Verknüpfung. Das Ziel der Digitalisierung unseres Immobilienbüros gelingt nicht, wenn dies vom Ende her gedacht wird. Er sagt, dass der Fokus auf das „danach“ gelegt wird (vom Ende her gedacht). Die Transformation als das „Danach“ ist nicht sehr konkret. Es ist zu diffus. Und dann folgt der Satz, den ich eingangs zitiert habe: „Die Transformationen unserer Zeit wirken so gewaltig, dass wir uns am Vergangenen orientieren.“

Die Einführung des EURO als Beispiel

Spontan fällt mir die Einführung des EURO vor mehr als 20 Jahren ein. Wie soll es gelingen, dass eine neue Währung unser Denken, unser Handeln, unsere Wirtschaft, unsere Unternehmen in Zukunft bestimmt. Die Transformation war so gewaltig, dass wir uns am Vergangenen orientiert haben und jahrelang EURO-Beträge im Kopf in DM-Beträge umgerechnet haben, um dann mit großen Augen zu überlegen, ob das wirklich so sein kann.

Wie gelingt die Digitalisierung in unseren Firmen?

Damit wir bei der Umsetzung digitaler Abläufe in unseren Firmen nicht immer im Kopf den früher üblichen und vertrauten Abläufen hinterher trauern, ist erforderlich, dass wir die einzelnen Schritte (er-)fassen und ganz gezielt angehen.

FAX? Was ist das?

Ein guter Schritt könnte sein, dass Sie in Ihrer Firma endlich das FAX abschaffen, die Faxnummer aus Ihrem Impressum streichen und dann auch nicht mehr in der Widerrufsbelehrung und im Muster-Widerrufsformular nennen. Der alte Zopf „FAX“ ist nicht mehr existent (außer in Anwaltsbüros und Arztpraxen). Das ist ein wichtiger Schritt zu mehr Digitalisierung. Harry Gatterer unterteilt die Transformation in viele kleine Transitionen. Die Abschaffung des FAX in Ihrem Büro ist eine solche sichtbare Transition, die uns den gesamten Ablauf der Digitalisierung in unserer Firma ein wenig besser verstehen lässt.

Weitere Beispiele – Software, Schnittstellen, Terminbuchung & Co

Wenn Sie in Ihrer Firma noch keine Makler- oder Verwaltersoftware einsetzen, ist der Anfang des Jahres 2022 der richtige Zeitpunkt, dies sofort zu verändern. Das gleiche für den Einsatz einer Wertermittlungssoftware in Ihrer Firma. Vermittlung und Verwaltung in Word- und Excel ist weder digital, noch praktisch, noch hilfreich. Wenn Sie eine Software einsetzen, ist der nächste Schritt, die Möglichkeiten der Software umfassender zu nutzen, z.B. durch Verlagerung weiterer Arbeitsschritte in die Software.

Das gilt genauso für die Schaffung von Schnittstellen. Wer zwar eine Software einsetzt, aber keine Schnittstelle z.B. zur Übertragung von Immobilienangeboten in einer Datenbank oder auf der eigenen Webseite einsetzt, der hängt auch hier einer Tradition nach, die eher rückwärts gewandt ist und sich an die gute alte Zeit der Karteikarten anhängt.

Die konsequente Fortsetzung dieser Überlegungen könnte sein, die Buchung von Besichtigungsterminen über ein Kalendertool, das automatisch mit dem Kalender der zuständigen Person in Ihre Firma verbunden ist, zu ermöglichen oder ausschließlich anzubieten. Die Absprache eines solchen Termins am Telefon ist „schön“, weil man gleich ein wenig mit dem Kunden plauschen kann und ein „Gefühl“ für den Gesprächspartner bekommt. Aber ist das nicht auch noch ein bißchen 90er?

Wie kommen wir der Digitalisierung näher?

Harry Gatterer und sein Beitrag im Zukunftsreport 2022 haben mich auf die Spur gesetzt, dass ich bei uns in der Firma weitere einzelne Schritte suchen werde, die ich im Rahmen der Digitalisierung und Automatisierung von unseren Abläufen verändern kann.

Sie könnten sich 5 kleine und 5 größere Prozesse in Ihrer Firma suchen, die Sie im Jahr 2022 auf „Automat“ umstellen wollen.

Mir hat vor kurzem ein Maklerbüro erläutert, dass alle Exposees nicht Inhaus, sondern durch eine Werbeagentur erstellt werden. Der Prozess der Exposeerstellung ist von diesem Büro ausgelagert, wenn auch nicht automatisiert worden. Auch das kann eine Überlegung sein, die Sie vielleicht in der eigenen Firma weiterbringt. Es könnte übrigens auch das Nachfassen bei Kontakten sein, die von einem Telefon-Dienstleister nach einem von Ihnen vorgegebenen Protokoll nachtelefoniert werden und Ihnen das Ergebnis des Telefonats mitgeteilt wird. Sie arbeiten dann nur noch mit diesen bereit gestellten Ergebnissen.

Viel Erfolg bei den kleinen Schritten in 2022 zu mehr Digitalisierung.

 

Übrigens: Wenn Sie den Zukunftsreport 2022 bestellen möchten, geht das unter diesem Link. (Klick)