Die Compliance folgt einer einfachen Systematik:

Was ist wo geregelt und was muss eingehalten werden? Die Quellen sind vor allem:

Gesetze, Verordnungen, Vorgaben und Regulierungen der Aufsicht, interne Vorgaben, Pflichten (vielfach aus der Rechtsprechung konkretisiert)

Interne Festlegungen im Unternehmen können sich an den gesetzlichen Vorgaben und an den weitergehenden Verpflichtungen, z.B. aus der Rechtsprechung, orientieren.

Beispiel Verträge

„Wie schließen nur schriftliche Verträge bzw. Verträge in Textform mit unseren Kunden ab. Mündliche Vereinbarungen bestätigen wir in den wenigen Ausnahmefällen ausdrücklich schriftlich.“

Beispiel Kundendaten

„Wir verwenden nur eindeutige Kundendaten für die gezielte Ansprache von Kunden und Interessenten und führen keine Akquisemaßnahmen mit Adressen oder E-Mail-Daten unbekannter Herkunft durch.“

Beispiel GwG

In § 56 GwG sind 91 verschiedene Tatbestände aufgelistet, bei deren Verstoß ein Bußgeld verhängt werden kann (KLICK hier § 56 GwG). Daraus folgen gleich viele Verpflichtungen, die von den Verpflichteten nach dem GwG (u.a. Immobilienmakler) einzuhalten sind.

„Wir identifizieren alle Kunden ausnahmslos anhand der Vorgaben des GwG und lassen uns immer einen Original-Personalausweis zur Identifikation vorlegen.“

Beispiel Transparenzregister

Bei der Identifikation nach dem GwG müssen Unternehmen das Handelsregister und das Transparenzregister einsehen. Um das „Know-Your-Customer“-Prinzip für Unternehmen leichter einhalten zu können, könnte jedes Immobilien-Unternehmen eine Aufstellung erstellen und die erforderlichen Vorgaben bereit halten. Vor allem bei GmbH & Co KGs und einem abweichenden wirtschaftlich Berechtigten ist dies eine wertvolle Unterstützung.

„Wir stellen unseren Kunden eine Zusammenstellung unseres eigenen Unternehmens „Know-Your-Customer“ bereit.“

Beispiel WEG

Bei der Neuvergabe von WEG-Aufträgen könnte eine interne Festlegung lauten:

„Wir legen ein gesondertes Kostenverzeichnis bei, um alle anfallenden Kosten transparent aufzuführen.“

Beispiel Maklervertrag

Die rechtlichen Regelungen zum Maklerrecht folgen aus § 652 BGB und aus §§ 656 a ff. BGB. Allerdings hat das Gesetz nur wenige Regeln zu den Pflichten aus dem Maklervertrag festgeschrieben. Diese folgen aus den sog. Sekundärpflichten, zu denen die Rechtsprechung viele Urteile erlassen hat, die zu einer Verwirkung des Provisionsanspruch oder zu einer Treuepflichtverletzung führen können.

Beispiel Offenlegung

In § 654 BGB ist die Pflicht zur Offenlegung der Maklertätigkeit für beide Seiten angesprochen, aber nicht sehr deutlich formuliert und auch nicht festgeschrieben, wann diese Offenlegung zu erfolgen hat. Eine interne Regelung im Unternehmen könnte daher lauten:

„Wir legen unsere Tätigkeit für beide Seiten bei Vertragsschluss mit Verkäufern und Kaufinteressenten schriftlich offen.“

Eine solche Festlegung sorgt für transparenz und gibt allen Mitarbeitenden eine klare Vorstellung davon, wann und wie diese Offenlegung erfolgt.

Beispiel Provisionspflicht in der Hausverwaltung

Hausverwaltungen können auch in den von ihnen verwalteten Beständen als Makler auftreten, wenn sie nicht die Sondereigentumsverwaltung inne haben. das hat die Rechtsprechung festgelegt und unter dem Stichwort der unechten Verflechtung zwischen Eigentümer und Makler entschieden. Um eine klare Abgrenzung vornehmen zu können, könnte eine interne Regelung im Unternehmen lauten:

„Vermarktungsaufträge aus dem von uns verwalteten Bestand nehmen wir nur mit einer reinen Verkäufer-Provision in den Vertrieb und schließen mit unseren Auftraggebern einen Makler-Alleinauftrag mit reiner Innenprovision ab.“

Gesetzliche Vorgaben zur Compliance in Immobilienbüros

Die folgenden gesetzlichen Vorschriften erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, zeigen aber, an wie vielen Stellen zu beachtende Verhaltensregeln vorhanden sind:

• AO
• BauGB
• BelWertVO
• BGB
• DIN EN 15733
• DSGVO (zusätzlich Vorgaben der Aufsicht)
• ErbStG
• GEG
• GewO
• GmbHG
• GrErwStG
• GwG (zusätzlich Vorgaben der Aufsicht)
• HGB
• ImmowertV
• Landesbauordnungen
• MaBV
• TransparenzRegG
• WEG

 

Compliance in der DSGVO

Übrigens: In einer Unternehmensbroschüre lassen sie diese an der Compliance orientierten Unternehmensgrundsätze und Regelungen ausgezeichnet darstellen. (Das ist das Thema der nächsten Ausgabe von DIE ACHT im April 2023).